Excel’ce Düşünme 101

Excel’in Gerçek Değeri!

Not: Bu yazı Birlikte İlerleyen Zekalar Eğitim Farkındalık Girişimi’nin “Excel ile Modelleme Eğitim Yolculuğu”nun hazırlık aşaması için oluşturulmuştur. Daha detaylı bilgi için internet sitemizi ziyaret edebilirsiniz.

Excel, günümüz iş dünyasında yaygın olarak kullanılan, oldukça güçlü bir veri analizi ve işlem aracıdır. Ancak, Excel’in sadece basit tablolar oluşturma veya temel hesaplamalar yapma amacıyla kullanılması, onun gerçek potansiyelini tam olarak kullanmamak anlamına gelir. Excel’in gerçek değeri, kullanıcıların karmaşık veri setlerini analiz etme, derinlemesine inceleme ve bu verilerden anlamlı bilgiler çıkarma yeteneği ile ilgilidir.

Excel’in kullanıcı dostu arayüzü, çeşitli fonksiyonları, formülleri ve grafikleri sayesinde, kullanıcılar veri analizi süreçlerini hızlandırabilir ve daha verimli hale getirebilirler. Örneğin, PivotTabloları ve PivotGrafikleri kullanarak verileri hızlı bir şekilde özetleyebilir ve anlamlı trendleri belirleyebilirler. Ayrıca, Excel’in makro ve VBA gibi gelişmiş özellikleri, kullanıcıların özelleştirilmiş çözümler oluşturmasına ve iş süreçlerini otomatikleştirmesine olanak tanır. Bu, rutin görevleri otomatikleştirerek zamandan tasarruf etmeyi ve hataları minimize etmeyi sağlar. İşte Excel’in sunduğu tüm bu avantajları kullanarak hedefe ulaşmakta kolaylık sağlayabiliriz ancak, analitik ve problem çözme yeteneklerini olmadan, bir işletmenin stratejik kararlar almasına, pazar trendlerini belirlemesine ve rekabet avantajı elde etmesine yardımcı olamayız.

Sonuç olarak, Excel’in bir işletme için sadece bir tablo oluşturma aracı olmadığı unutulmamalıdır. Onun gerçek gücü, veri analizine olan katkısı ve problem çözme yeteneklerini geliştirmesi ve iş süreçlerini daha verimli hale getirmesidir. Bu nedenle, işletmelerin Excel’i etkin bir şekilde kullanabilmeleri için sadece temel teknik bilgilere sahip olmaları yeterli değildir. Aynı zamanda, algoritmik düşünme becerilerini geliştirmeleri ve Excel’in sunduğu araçları etkili bir şekilde kullanmaları önemlidir. Excel’ce düşünme tam da bu noktada karar-destek modeli oluşturabilmek için bizlere katkı sağlayacaktır.

Peki nasıl Excel’ce düşüneceğiz?

İşte Excel’ce düşünmenin birkaç temel prensibi;

Veri Yapısını Anlama ve Düzenleme

Excel kullanırken, verilerin nasıl yapılandırıldığını anlamak ve doğru bir şekilde düzenlemek önemlidir. Verileri sütunlar ve satırlar halinde düzenlemek, veri analizini ve işlemeyi kolaylaştırır. Ayrıca, veri türlerini doğru bir şekilde tanımlamak ve gerekirse formatlamak da önemlidir.

Bir şirketin satış verilerini içeren bir Excel tablosunda, her bir satır bir satış işlemini temsil ederken sütunlar; müşteri adı, ürün adı, satış miktarı gibi bilgileri içerebilir. Ya da öğrenci notlarının kaydedildiği bir Excel tablosunu ele alalım. Bu tablo, öğrencilerin adını, soyadını, aldığı dersleri ve bu derslerde aldığı notları içeriyor olabilir. Veri yapısını anlamak için önce tablonun düzenini incelemek gerekir. Örneğin, tablonun ilk sütunu öğrenci adını, ikinci sütunu öğrenci soyadını, üçüncü sütunu ders adını ve dördüncü sütunu ise bu dersin notunu içerebilir. Her bir satır bir öğrenciyi temsil eder ve her sütun bir belirli bir bilgiyi gösterir. Bu düzen, öğrencilerin aldıkları derslerin ve notlarının hangi sütunlarda olduğunu net bir şekilde gösterir ve verilerin doğru şekilde yorumlanmasını sağlar. Bu şekilde, öğrenci performansıyla ilgili analizler yapmak veya not raporları oluşturmak daha kolay hale gelir.

Formüller ve Fonksiyonlarla Çalışma

Excel’in en güçlü özelliklerinden biri formüller ve fonksiyonlardır. Formüller ve fonksiyonlar kullanarak veriler arasında hesaplamalar yapabilir, koşullu işlemler uygulayabilir ve verileri filtreleyebilirsiniz. Doğru formül ve fonksiyonları kullanarak veri analizi sürecini otomatikleştirebilir ve hızlandırabilirsiniz. Örneğin, “Satış Miktarı” sütunu B sütununda ve “Birim Fiyat” sütunu C sütununda ise, toplam satış gelirini hesaplamak için şu formülü kullanabiliriz: =TOPLA(B3:B9 * C3:C9)

Bu formül, B3’den B9’e kadar olan hücrelerdeki satış miktarlarını C3’den C9’a kadar olan hücrelerdeki birim fiyatlarla çarparak toplar. Sonuç olarak tablodaki tüm satışların toplam gelirini verir. Bu formülü kullanarak, satış verilerini analiz etmek için toplam geliri otomatik olarak hesaplayabiliriz. Bu şekilde, herhangi bir satış verisi güncellendiğinde veya ek veri eklendiğinde, toplam gelir otomatik olarak güncellenir ve veri analizi süreci hızlanır. Ancak bilinmelidir ki Excel bir hesap makinesinden daha fazlasıdır.

Eğitimde öğrenecek olduğumuz başta mantıksal sınama fonksiyonları olmak üzere birçok bileşen ve özelliklerle sadece verileri analiz etmekle kalmayacak aynı zamanda analiz sonuçlarına göre karar-destek modelleri de oluşturabileceğiz.

Grafikler ve Görselleştirme

Verileri anlamak ve analiz etmek için görselleştirmeler çok önemlidir. Excel, çeşitli grafik ve grafik türleri sunarak verileri görsel olarak temsil etmenizi sağlar. Grafikler kullanarak, veri trendlerini belirleyebilir, ilişkileri keşfedebilir ve sonuçları daha kolay anlayabilirsiniz.

Bir şirketin aylık satış verilerini içeren bir Excel tablosunu ele alalım. Bu tablo, her ayın satış rakamlarını ve toplam satış trendlerini göstermektedir. Şimdi, bu verileri kullanarak bir çizgi grafiği oluşturalım ve aylık satış trendlerini görsel olarak analiz edelim.

Excel’de çizgi grafiği oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyebiliriz:

• İlk olarak, satış verilerini içeren tabloda, ay sütununu ve satış miktarı sütununu “Ctrl” kullanarak seçin.
• Ardından, “Ekle” sekmesine gidin ve “Grafik” bölümünden “Çizgi Grafik” seçeneğini belirleyin. Excel, seçtiğiniz verilerle otomatik olarak bir çizgi grafiği oluşturacaktır.
• Oluşturulan çizgi grafiğini istediğiniz gibi özelleştirebilirsiniz. Örneğin, eksenleri etiketleyebilir, renkleri değiştirebilir ve grafiğe başlık ekleyebilirsiniz.

Bu çizgi grafiği, aylık satış trendlerini görsel olarak temsil eder. Grafiği incelediğinizde, satışların hangi aylarda arttığını veya azaldığını, aylar arasındaki ilişkileri ve trendleri daha kolay görebilirsiniz. Bu görselleştirme, satış verilerini daha anlaşılır hale getirir ve karar alma sürecinde kullanıcıların daha hızlı ve etkili kararlar vermesine yardımcı olur.

Veri Analizi Teknikleri

Excel, çeşitli veri analizi tekniklerini uygulamak için bir dizi araç ve özellik sunar. Pivot tabloları, veri tabloları, koşul formatlama ve veri tabanı işlevleri gibi özellikler, verileri analiz etmek ve anlamak için kullanışlıdır. Bu teknikleri doğru bir şekilde kullanarak verilerden anlamlı içgörüler elde edebilirsiniz.

Bir şirketin satış verilerini içeren bir Excel tablosunu ele alalım. Şirket, farklı ürünlerin farklı bölgelerdeki satışlarını izlemek ve analiz etmek istiyor. Bu durumda, Excel’in pivot tabloları özelliğini kullanarak veri analizi yapabiliriz.

Pivot Tablosu Oluşturma

• İlk adımda, satış verilerini içeren tabloyu seçiyoruz. (Ctrl+A ile)
• Ardından, “Ekle” sekmesine gidin ve “Pivot Tablosu” seçeneğini belirleyin.
• Excel, pivot tablosu oluşturmak için seçtiğiniz verilere dayalı bir yeni sayfa açacaktır.
• Pivot tablosunda, analiz yapmak istediğiniz verileri sütunlar ve satırlar olarak sürükleyip bırakabilirsiniz. Örneğin, satış miktarını sütunlar olarak ve ürünleri satış bölgelerine göre satırlar olarak yerleştirebilirsiniz.
• Pivot tablosu, seçtiğiniz verilere göre toplam satış rakamlarını ve diğer analitik verileri otomatik olarak hesaplar.
• Oluşturulan pivot tablosunu kullanarak, şirketin farklı ürünlerin farklı bölgelerdeki satışlarını analiz edebiliriz.
• Örneğin, hangi ürünlerin hangi bölgelerde daha fazla satıldığını belirlemek için pivot tablosunu filtreleyebiliriz.
• Ayrıca, toplam satış rakamlarını görsel olarak temsil etmek için pivot tablosunu grafikleştirebiliriz, böylece satış trendlerini daha kolay görebiliriz.

Bu şekilde, pivot tablolarını kullanarak Excel’in veri analizi özelliklerinden yararlanarak, şirketin satış verilerinden anlamlı içgörüler elde edebiliriz. Bu analiz, şirketin satış stratejilerini geliştirmesine ve daha bilinçli kararlar almasına yardımcı olabilir.

Modelleme ve Simülasyon

Excel, basit modelleme ve simülasyon işlemleri için de kullanılabilir. Özellikle finansal analizlerde veya karar verme süreçlerinde, Excel’in modelleme ve simülasyon özellikleri önemli bir rol oynar. Senaryo analizleri yaparak farklı kararların olası etkilerini değerlendirebilir ve en uygun stratejiyi belirleyebilirsiniz.

Bir şirketin finans departmanı, gelecek yılın satış tahminlerini yapmak ve farklı senaryoları değerlendirmek istiyor. Excel’in modelleme ve simülasyon özelliklerini kullanarak bu senaryoları analiz edebiliriz.

Veri Girişi

• İlk adımda, geçmiş yıllara ait satış verilerini ve diğer ilgili finansal verileri Excel’e giriş yaparız. Bu veriler, gelecek yılın tahminlerini yapmak için kullanılacaktır.

Modelleme

• Excel’in formüllerini kullanarak, gelecek yılın satış tahmin modelini oluştururuz. Örneğin, geçmiş yıllardaki satış büyüme oranlarına dayalı olarak gelecek yılın tahmini satış rakamlarını hesaplayabiliriz.
• Ayrıca, farklı değişkenlerin (örneğin, ekonomik faktörler, pazar trendleri) satış tahminleri üzerindeki etkilerini modellemek için Excel’in formüllerini ve işlevlerini kullanabiliriz.

Senaryo ve Analizler

• Oluşturduğumuz modeli kullanarak, farklı senaryoları simüle edebiliriz. Örneğin, optimist, orta ve pesimist senaryoları değerlendirebiliriz.
• Her bir senaryo için, ilgili değişkenlerin değerlerini değiştirerek gelecek yılın tahmini satış rakamlarını güncelleriz.
• Bu senaryo analizleri, farklı kararların olası etkilerini değerlendirmemize ve en uygun stratejiyi belirlememize yardımcı olur.
• Senaryo analizlerini kullanarak, finans departmanı farklı kararların potansiyel etkilerini değerlendirir. Örneğin, belirli bir pazarlama stratejisinin satış tahminleri üzerindeki etkilerini anlamak için farklı senaryoları karşılaştırabiliriz.
• Bu analizler sonucunda, en uygun stratejiyi belirleyebilir ve şirketin gelecek yıl için satış hedeflerini belirleyebiliriz.

Veri Doğruluğunu ve Güvenilirliğini Sağlama

Excel’de çalışırken, verilerin doğru ve güvenilir olduğundan emin olmak önemlidir. Veri girişi ve işleme süreçlerini doğrulamak, formüllerin ve fonksiyonların doğru çalıştığından emin olmak ve gerektiğinde verileri doğrulamak, veri doğruluğunu sağlamanın önemli adımlarıdır.

Bir şirketin finans departmanı, aylık gelir-gider tablolarını Excel’de tutmaktadır. Bu tablolar, şirketin mali durumunu izlemek ve kararlar almak için önemlidir. Ancak, doğru ve güvenilir verilere dayanmadan alınan kararlar şirketin performansını olumsuz etkileyebilir. Bu nedenle, veri doğruluğunu ve güvenilirliğini sağlamak için çeşitli adımlar atmak önemlidir.

Veri Girişi

• Finans departmanı, gelir-gider tablolarına veri girişi yaparken dikkatli olmalıdır. Verilerin doğru ve eksiksiz olduğundan emin olmak için veri girişi sürecini denetlemeli ve gerektiğinde verileri kaynak belgelerle karşılaştırmalıdır.

Formüllerin ve Fonksiyonların Kontrolü

• Excel’de kullanılan formüllerin ve fonksiyonların doğru çalıştığından emin olmak önemlidir. Finans departmanı, formüllerin ve fonksiyonların hatalı olup olmadığını periyodik olarak kontrol etmeli ve gerektiğinde düzeltmelidir.

Veri Doğrulaması

• Excel, veri doğrulaması için çeşitli araçlar sunar. Bu araçları kullanarak, finans departmanı verilerin doğruluğunu ve tutarlılığını kontrol edebilir. Örneğin, veri doğrulama kuralları oluşturarak, belirli koşulları sağlamayan verileri otomatik olarak işaretleyebilirler.

Yetkilendirme ve İzleme

• Veriye erişim ve değişiklikleri sınırlamak ve yetkilendirmek, veri doğruluğunu sağlamanın önemli bir parçasıdır. Finans departmanı, Excel dosyalarına erişimi ve değişiklikleri izleyerek veriye yetkisiz erişim ve yanlışlıkla yapılan değişiklikleri engelleyebilir.

İşte bu şekilde Excel’in çalışma prensibini anlayacağımız için düşünme sistematiğimizi de ona uygun oluşturabileceğiz.

Blog-İZ | İz Bırakan Blog